Muchas empresas descubren que sus certificados están vencidos justo cuando necesitan emitir una factura. Para evitar interrupciones en la operación, es importante revisar periódicamente la vigencia de la e.firma, los Certificados de Sello Digital y los archivos necesarios para facturar.
¿Qué certificados debes revisar?
Aunque suelen mencionarse juntos, la e.firma y el Certificado de Sello Digital cumplen funciones diferentes.
e.firma
La e.firma permite identificar al contribuyente y realizar trámites digitales ante el SAT. También es necesaria para generar solicitudes de Certificados de Sello Digital.
El certificado de e.firma tiene una vigencia de cuatro años a partir de su fecha de expedición. Para renovarlo se utilizan, normalmente, los archivos:
- Certificado digital con extensión
.cer. - Llave privada con extensión
.key. - Contraseña de la llave privada.
El SAT señala que la renovación puede realizarse en línea cuando el certificado aún está vigente y, en ciertos casos, cuando ha caducado recientemente.
Certificado de Sello Digital
El Certificado de Sello Digital, conocido como CSD, está asociado a la e.firma y se utiliza específicamente para sellar las facturas electrónicas que emite el contribuyente.
Los CSD emitidos por el SAT tienen una vigencia de cuatro años. Cuando vencen, el sistema de facturación o el proveedor de certificación ya no podrá utilizarlos para timbrar nuevos CFDI.
Cada CSD cuenta con sus propios archivos y contraseña, por lo que es importante no confundirlos con los archivos de la e.firma.
¿Qué archivos debes tener localizados?
Para operar correctamente, la empresa debe identificar y resguardar los archivos relacionados con cada certificado.
Archivos de la e.firma
- Archivo de certificado
.cer. - Llave privada
.key. - Contraseña de la llave privada.
- Acuses o comprobantes de renovación.
Archivos del CSD
- Certificado de sello digital
.cer. - Llave privada del sello
.key. - Contraseña asociada al sello.
- Archivo de requerimiento
.sdg, cuando corresponda. - Acuse de envío o generación del certificado.
El archivo .cer es el certificado público, mientras que el archivo .key contiene la llave privada. La llave privada y sus contraseñas deben mantenerse bajo resguardo, ya que permiten realizar operaciones relacionadas con la identidad fiscal del contribuyente.
¿Por qué es importante revisar la vigencia?
Una revisión preventiva ayuda a identificar con anticipación:
- Certificados próximos a vencer.
- Contraseñas que no están disponibles.
- Archivos guardados en equipos personales o ubicaciones desconocidas.
- CSD que ya no corresponden al sistema de facturación.
- Certificados vencidos que no han sido reemplazados.
- Configuraciones incompletas después de una renovación.
- Diferencias entre los archivos registrados y los utilizados por el sistema.
Si el CSD está vencido, la empresa puede quedar imposibilitada para emitir CFDI hasta generar y configurar un nuevo certificado. Además, si la e.firma perdió vigencia, puede ser necesario renovarla antes de generar nuevos sellos digitales.
¿Qué hacer si un certificado está próximo a vencer?
Si la e.firma está próxima a vencer, verifica si puedes realizar la renovación en línea y conserva el nuevo certificado junto con su comprobante.
Para generar un nuevo CSD, el SAT indica que es necesario contar con una e.firma vigente y utilizar la aplicación Certifica para generar el archivo de solicitud correspondiente. Posteriormente, la solicitud se envía mediante CertiSAT Web.
El proceso general es:
- Confirmar que la e.firma esté vigente.
- Generar la solicitud del CSD con la aplicación Certifica.
- Enviar el archivo
.sdgmediante CertiSAT Web. - Conservar el acuse y el número de operación.
- Descargar el nuevo certificado
.cer. - Configurar el CSD en el sistema de facturación.
- Realizar una factura de prueba.
- Confirmar que el CFDI haya sido timbrado correctamente.
El SAT señala que el Certificado de Sello Digital se obtiene a través de su portal y que el trámite requiere contar con los archivos de la clave privada y del requerimiento de generación.
Conclusión
La vigencia de los archivos y certificados del SAT debe formar parte de los controles periódicos de cualquier empresa que emita facturas electrónicas.
Revisar con anticipación la e.firma, los Certificados de Sello Digital, sus contraseñas y la configuración del sistema permite prevenir errores, evitar pausas en la facturación y mantener mayor control sobre la operación fiscal.
Una revisión preventiva puede evitar interrupciones en la facturación.
En Consultoría 3i podemos ayudarte a revisar y a establecer controles para el resguardo y renovación de tus certificados fiscales.
