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Consejos para una videoconferencia profesional en casa

El Home Office ha ganado un enorme protagonismo en el mundo a causa de la pandemia por el COVID-19. Las empresas han fomentado que sus empleados hagan sus actividades desde casa, un modelo de trabajo que exige reuniones por videoconferencia.

En este artículo te proponemos algunos consejos para que las conexiones por videoconferencia desde casa sean un éxito.

Un espacio de trabajo en casa claro y eficiente

Es crucial prestar atención al espacio de trabajo. En la medida de lo posible, debes crear tu espacio, una oficina en casa con luz y bien organizada va a facilitar tu productividad y buena imagen para tus sesiones de videoconferencia, un espacio de trabajo agradable va a proyectar una imagen positiva de ti.

Luz y un fondo neutral

Lo ideal es hacer la videoconferencia en un espacio con mucha luz natural. De ese modo, la imagen de tu rostro va a ser nítida y clara. En caso de que no tengas demasiada iluminación solar, deberías sentarte donde llegue la luz de un foco o lámpara no demasiado intenso.

El fondo debería ser neutral. Es decir, no debería haber alrededor objetos y elementos decorativos personales. Evidentemente, siempre puede haber un pequeño detalle personal. La razón es que una decoración excesiva se contradice con el ámbito profesional y de trabajo. Además, puede despistar al resto de participantes, que igual dedican involuntariamente parte de la sesión a fijarse en tus figuras, libros o jarrones.

En caso de no conseguir un fondo lo más natural y sencillo posible, en Microsoft Teams y/o Zoom puedes hacer borroso el fondo o puedes seleccionar un fondo virtual.

Luce de forma profesional aunque estés en casa

Este consejo es muy importante si realizas videoconferencias. No se trata de que vayas con corbata, pero sí que deberías vestir de manera formal, o como lo harías en tu oficina. Camisa, pantalones y zapatos o calzado cómodo y peinados normalmente. Con eso tan sencillo ya puedes acceder a la sesión sin ningún inconveniente.

Prepara la reunión

Si eres el organizador del encuentro, envía a los asistentes la agenda de los temas a tratar. Asimismo, hazles llegar todos los documentos o archivos que deberían tener a mano durante la videoconferencia.

Elige el sistema de videoconferencia adecuado

En caso de que seas la persona encargada de organizar la videoconferencia, utilizar el sistema que mejor se ajuste a las necesidades de tu grupo de trabajo.

Con el apoyo del departamento de sistemas de la empresa, o a partir de tu propia labor de investigación, averigua qué software es el mejor. Tenemos dos opciones para ti en nuestro artículo anterior Microsoft Teams vs Zoom: elige la mejor aplicación

Cierra todas las apps y programas para mejorar el rendimiento de la sesión

Antes de poner en marcha la videoconferencia, cierra todos los programas o aplicaciones que tengas abiertos.

Una videoconferencia exige muchos recursos, por lo que habría que permitir que toda la capacidad del equipo vaya destinada a la sesión. Así que cierra todos los programas que tengas en marcha. Y asegúrate de guardar todo el trabajo que estés realizando en ese momento: edición de video, documentos de Word o de Excel, etcétera.

No tengas más pestañas abiertas en el navegador, deja abiertas solo las pestañas relacionadas con la reunión

Los programas para webinars y videoconferencias permiten compartir tu pantalla. Por ello es una buena idea cerrar todas las pestañas del navegador que no tengan que ver con la sesión. De este modo evitas compartir información privada con los asistentes a la reunión virtual.

Pon orden en tu escritorio

Si vas a compartir el escritorio, deberías ordenar los elementos (documentos, programas) que aparecen desplegados. Un escritorio caótico es una mala carta de presentación. Asimismo, verifica que no haya ningún archivo o software que correspondan a tu ámbito personal. Por motivos de privacidad y de profesionalidad.

Revisa la conexión a internet de casa

El ancho de banda es clave para un buen desarrollo de la videoconferencia. Si la conexión funciona de forma deficiente, vas a tener problemas para seguir con normalidad la sesión.Es mejor usar una conexión de internet por cable, que es más estable, que una Wi-Fi.

Prueba el video y el audio

Deberías probar el software de videoconferencia antes de la sesión, sobre todo si es la primera vez que lo utilizas. Una vez haya comenzado la videoconferencia, asegúrate de que todo el mundo se puede ver y oír. La mejor manera de hacer esa comprobación es que todos los asistentes se presenten o saluden al inicio de la sesión.

Sitúa la webcam a la altura de los ojos

Debes situar la webcam a una altura óptima, intenta que esté situada a la altura de tus ojos, de modo que no estés mirando hacia arriba o hacia abajo. Mirar a la webcam es el equivalente a mirar a los ojos de otra persona en un encuentro presencial. Ese contacto da más fuerza y autenticidad a todo lo que tengas que decir.

Consigue una webcam mejor

Si haces muy pocas videoconferencias, la webcam y el micrófono de tu computadora o smartphone son más que suficientes.

Por tanto, si las videoconferencias desde casa van a formar parte de tu rutina de trabajo, una buena idea es conseguir una webcam. También unos audífonos por su proximidad a la boca, ya que ofrecerán un mejor sonido que el que brinda el micrófono del equipo.

Ojo con el micrófono y con la cámara

Silencia tu micrófono cuando no estés hablando, porque éste puede recibir mucho ruido de fondo. Si te pones en silencio, permites que todos escuchen bien al que esté hablando en ese momento.

Asimismo, si mantienes el micrófono en silencio evitas que un ruido indeseado (recuerda que estás en casa) interfiera la reunión. O que alguien entre en tu espacio de trabajo, ignorante de la sesión que tienes, y se ponga a hablar.

Por otro lado, debes ser consciente de que puedes apagar tu cámara en caso de que surja algún imprevisto. Por ejemplo, que tengas que ir a abrir la puerta de casa o que tu mascota se cuele en tu espacio de trabajo.

Cómo saber cuándo hablar

En una videollamada, es muy fácil interrumpir de forma accidental al otro, o que te interrumpan. Por eso es bueno esperar unos instantes de silencio, para cerciorarte de que quien está hablando ha finalizado. Y también por si hay algo de desfase en la llegada del sonido. Una excelente manera de plantear preguntas es utilizar el chat.

Debes hablar con claridad y dicción, y no demasiado rápido. No hace falta que hables fuerte. Se te va a oír bien sin necesidad de que eleves el volumen.

Mantén la concentración y aleja las distracciones de tu casa

En una videoconferencia hecha desde casa, la tentación es hacer otras cosas. Pues bien, el consejo es que mantengas todo el foco de atención en la sesión. Como harías en una reunión presencial.

Siéntate bien

Si te sientas bien, tu imagen va a ocupar más espacio en las pantallas, lo que es algo positivo. Además, tu voz va a sonar mejor.

Sé puntual a la videoconferencia

Puede parecer una regla obvia, pero debes recordar que la puntualidad es fundamental. No porque la reunión sea virtual y la hagas desde casa, el tiempo de los demás deja de ser importante.

Si por algún inconveniente no logras estar conectado a tiempo para la videoconferencia, es importante avisar y evitar empezar mal. Si no puedes estar presente hasta el final de la videoconferencia, deberías avisar al inicio de la sesión a los asistentes. Si es algún imprevisto, avisar de igual forma y pedir una disculpa.

Las videoconferencias llegaron para quedarse y debemos aprovecharlas como excelentes herramientas para mejorar la productividad de las organizaciones.

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