Debido a la situación actual provocada por la pandemia de COVID-19, son muchas las empresas y escuelas que siguen trabajando desde sus hogares. Por ello es necesario adaptarse a un entorno de trabajo y colaboración online.

Muchas empresas se han apoyado en herramientas colaborativas para trabajar a diario con sus empleados desde casa, al igual para dictar seminarios, dar clases, organizar una charla casual con sus amigos y demás. Estas herramientas ahora son parte de nuestra nueva cotidianidad, sin embargo, existen muchas personas que desconocen sus funciones y beneficios.

Por lo que si quieres organizar una reunión online y/o administrar a tu equipo de trabajo, pero no sabes qué herramienta colaborativa usar, nosotros te ayudamos a decidir cuál es la mejor opción para ti.

Zoom y Microsoft Teams son dos de los competidores más grandes en el mercado, y ambos ofrecen una excelente solución para las necesidades de colaboración online. Zoom es líder en la industria de las comunicaciones de video. Microsoft Office ha sido durante mucho tiempo la herramienta de productividad principal en nuestras oficinas.

A grandes rasgos ambas herramientas ofrecen una gama muy similar de funciones, pero existen algunas diferencias importantes que pueden dirigir tu decisión de una u otra.

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Zoom

Zoom es una plataforma de videoconferencia basado en la nube que se puede usar para reunirse virtualmente con otras personas, ya sea por video, solo audio o ambos, todo mientras realizan chats en vivo.

Sus características principales son:

• Video y audio HD.
• Soporte para hasta 1.000 participantes en video.
• Hasta 49 videos en pantalla.
• Cifrado de extremo a extremo para todas las reuniones.
• Creación de calendario optimizado con integraciones en Outlook y Gmail.
• Seguridad basada en roles.
• Compartir pantalla y anotación colaborativa.
• Grabación y transcripción de sesiones.
• Chat en equipo con grupos y de forma individual.
• Historial de búsqueda.
• Intercambio de datos.

Elige tu plan

Zoom permite sesiones de chat individuales que pueden convertirse en llamadas grupales (sesiones de capacitación, seminarios web, juntas, clases y muchas opciones mas) hasta con 1,000 participantes y hasta 49 videos en pantalla. El nivel gratuito permite reuniones individuales ilimitadas, pero limita las sesiones grupales a 40 minutos y 100 participantes.

Zoom ofrece cuatro niveles (sin incluir una suscripción a Zoom Room):

• Zoom gratis: Puede celebrar un número ilimitado de reuniones. Las reuniones grupales con múltiples participantes tienen un límite de 40 minutos y las reuniones no se pueden grabar.
• Zoom Pro: Permite a los anfitriones crear ID personales para reuniones de Zoom repetitivas y permite grabar reuniones en la nube o en su dispositivo, pero limita la duración de las reuniones grupales a las 24 horas.
• Zoom Business: Le permite marcar las reuniones de Zoom con URL personalizadas y la marca de la compañía. Ofrece además transcripciones de las reuniones de Zoom grabadas en la nube, así como un servicio de atención al cliente dedicado.
• Zoom Enterprise: Está destinado a empresas con más de 1,000 empleados. Ofrece almacenamiento ilimitado en la nube para grabaciones, un administrador de éxito y descuentos en seminarios web y Zoom Rooms.

Recientemente ha surgido una serie de preocupaciones sobre Zoom debido a su alta demanda, tanto en términos de seguridad como de problemas con los invitados no deseados; la compañía ha tomado cartas en el asunto y realizó varios movimientos para contrarrestar estos inconvenientes, tranquilizando a los usuarios sobre la importancia de la seguridad y la privacidad.

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Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta orientada a la productividad grupal basa en Grupos de Office 365. Su función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo, brindando las aplicaciones de colaboración necesarias para trabajar sin contratiempos, con las que podrás realizar: Chats, videoconferencias, intercambio de archivos, edición colaborativa y planificación basada en Teams.

Las características son:

• Integración completa con Office 365.
• Videoconferencia con fondo desenfocado.
• Excelente audio con transcripción en tiempo real.
• Compartir archivos y pantallas.
• Mensajería instantánea uno a uno y en grupos.
• Acceso desde todos los dispositivos.
• Seguridad de extremo a extremo.
• Las pestañas facilitan la búsqueda de información.
• Grabación de sesiones.

Elige tu plan

Para poder utilizar Microsoft Teams es necesario una cuenta de Office 365 con un plan de licencia adecuado. Los planes que incluyen Microsoft Teams son: Office 365 Educación, Business Essentials, Business Premium y Enterprise E1, E3 y E5.

Hay 3 modalidades de Microsoft Teams disponibles:

• Teams: la versión completa de pago, asociada a una suscripción Office 365 de empresa (no de hogar).
• Teams gratis: almacenamiento de 2 GB por usuario + 10 GB comunes, sin grabación de reuniones y con menos opciones de administración.
• Teams para educación: lo da de alta el centro para sus alumnos y/o profesores.

Aplicaciones Externas

A cada tablero de Microsoft Teams se le pueden añadir nuevas pestañas con aplicaciones externas que aportan nuevas funciones y den más versatilidad al equipo, como pueden ser un Excel integrado, documentos Word, organizador de tareas y muchas más.

La seguridad es clave a la hora de gestionar actividades de forma individual o grupal. Microsoft tiene esto presente tomando medidas que garantiza la confidencialidad del usuario y su contenido:

• Todos los usuarios tienen autenticación de identidad.
• Los datos se cifran tanto en tránsito como en reposo
• Disponibilidad de salas de chat privadas.

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¿Una conferencia?, Nos vemos en Teams!

Nunca más vuelvas a buscar desesperadamente archivos. En Teams, puedes consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y archivos de Excel en tiempo real.

¡Vamos con Teams!

Conclusión

Tanto Microsoft Teams como Zoom aportan un enorme valor para aquellos que buscan herramientas de colaboración sencillas y efectivas. Puedes usar cualquiera de las dos para crear un entorno de comunicación completo. Además, Microsoft Teams y Zoom ofrecen una versión gratuita de sus plataformas para que puedas probar sus funciones antes de que decidas en cual invertir.

Gracias a su sólida integración de Office 365, Teams es ideal para la colaboración interna. Ofrece soluciones simples de chat y canales que te permiten mantener a tu equipo en la misma dirección. Alternativamente, Zoom es más atractivo para aquellos que a menudo desean colaborar con externos como contratistas y proveedores, estando a un clic de distancia para asistir a reuniones.

Compara todas las pequeñas diferencias que hemos encontrado entre estos dos grandes de la videoconferencia. A este alto nivel de competencia, una elección u otra sólo va a depender de los pequeños detalles y necesidades de tu equipo. Así que prueba las dos y elige aquella en la que te encuentres más cómodo.

Recuerda que en Consultoría 3i puedes encontrar un aliado para implementar los cambios necesarios a esta nueva forma de trabajo.