Un CFDI no termina su ciclo cuando se emite. Si la operación se paga después, puede requerir un complemento de recepción de pagos. Si contiene un error o la operación no se realiza, debe revisarse el proceso de la cancelación correspondiente.
Por eso, durante el mes es importante dar seguimiento a los comprobantes, sus relaciones y el estatus que tienen ante el SAT.
Complemento de recepción de pagos
Cuando una operación no se liquida en una sola exhibición, se emite el CFDI por el valor total de la operación y posteriormente un CFDI por cada pago recibido, incorporando el complemento de recepción de pagos.
Este complemento permite relacionar el pago con la factura original e identificar información como el importe pagado, la fecha y el saldo pendiente.
El SAT permite emitir un complemento por cada pago o uno por todos los pagos recibidos durante un mismo mes, siempre ue correspondan al mismo receptor. Como regla general, debe emitirse a más tardar el quinto día natural del mes siguiente al que correspondan los pagos.
Cancelar una factura no significa que desaparezca de inmediato
Una cancelación puede requerir aceptación del receptor. Cuando aplica este procedimiento, el receptor recibe una solicitud a través del Buzón Tributario y cuenta con tres días hábiles, contados a partir del día siguiente a la recepción, para aceptar o rechazarla.
Si no responde a la primera solicitud dentro del plazo, se considera aceptada y el CFDI puede cancelarse. Para solicitudes posteriores, la falta de respuesta no necesariamente produce el mismo efecto.
También existen supuestos en los que no se requiere aceptación, por ejemplo, determinados CFDI de bajo monto, nómina, egreso, traslado o cancelaciones realizadas dentro del plazo previsto por el SAT.
Motivos de cancelación
Desde 2022, al solicitar la cancelación de un CFDI se debe indicar el motivo correspondiente:
- 01. Comprobante emitido con errores con relación: Se utiliza cuando se emitirá un nuevo CFDI para sustituir el comprobante incorrecto.
- 02. Comprobante emitido con errores en relación: Aplica cuando existe un error, pero no es necesario relacionar con otro CFDI.
- 03. No se llevó a cabo la operación: Corresponde cuando la operación facturada no se realizó.
- 04. Operación nominativa relacionada en una factura global: Aplica en el supuesto específico señalado por el SAT.
El motivo debe elegirse de acuerdo con la situación real del comprobante.
¿Qué debes revisar antes de cancelar o sustituir?
Antes de solicitar una revisión, verifica:
- Estatus actual del CFDI.
- Motivo correcto de cancelación.
- CFDI relacionados.
- Complementos de pago asociados.
- Saldo pendiente de la operación.
- Respuesta del receptor, cuando corresponda.
- Relación del nuevo CFDI con el comprobante sustituido.
- Actualización de la contabilidad y los reportes fiscales.
Errores frecuentes
- Cancelar un CFDI sin revisar si tiene complementos de pago.
- Elegir un motivo que no corresponde a la operación.
- No dar seguimiento a la solicitud recibida en el Buzón Tributario.
- Mantener una factura cancelada en los registros contables.
- No actualizar reportes de IVA, ingresos o cuentas por cobrar.
Controla tus CFDI durante el mes
La revisión no debe realizarse únicamente al cierre mensual. Es recomendable consultar periodicamente los comprobantes emitidos y recibidos, identificar cancelaciones, revisar pagos pendientes y validar que la información coincida con la contabilidad.
Herramienta como Siigo Fiscal pueden ayudar a centralizar el CFDI, detectar comprobantes cancelados, identificar complementos de pago pendientes y facilitar la conciliación de la información.
Conclusión
Emitir, complementar, sustituir y cancelar un CFDI son procesos diferentes. Revisar cada comprobante con anticipación permite evitar diferencias entre la facturación, los pagos, la contabilidad y la información que consulte el SAT.
Emitir, sustituir y cancelar requieren seguimiento y control.
En Consultoría 3i podemos ayudarte a organizar la revisión de tus CFDI y fortalecer el control de tu información fiscal con soluciones Siigo Aspel.
