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Cómo ser una empresa remota y no morir en el intento

La crisis por coronavirus ha mostrado lo mejor pero también las deficiencias en la operación de nuestros negocios, y aún con las limitantes por los protocolos de contención del virus, nos hemos tenido que adaptar a las circunstancias presentes trabajado en la mejora de los procesos, tiempos y la forma de seguir operando, con la finalidad de mantener una estabilidad en las ventas y seguir ofreciendo lo mejor a nuestros clientes.

Definitivamente el trabajo remoto pasó a ser el protagonista ante tal situación, pero adoptarlo no ha sido tarea fácil comenzando por romper el paradigma que, siendo honestos todos tenemos, necesitamos supervisión constante para que nuestro equipo de trabajo fluya de la manera correcta, además de la problemática de todo el medio de adaptación a una nueva forma de laborar.

Nosotros, como empresa de Tecnologías de la Información, estábamos seguros que la migración a un trabajo 100% remoto sería una tarea fácil, pero no fue así. Pasamos por momentos complicados que documentamos correctamente pueden ayudar a nuestros clientes a afrontar esta problemática de una manera más efectiva. Hoy día podemos decir que Consultoría 3i es una empresa 100% remota todo nuestro equipo trabaja de forma efectiva desde la comodidad y seguridad de su casa.

Ahora hemos entendido que la comunicación pasó de ser síncrona a ser asíncrona. Antes de continuar es importante que entendamos perfectamente estos 2 términos.

Comunicación síncrona vs asíncrona

Estamos acostumbrados a entamblar una comunicación donde esperamos una respuesta para proseguir con la plática (escuchar, analizar, responder), en estos tiempos de trabajo remoto esta comunicación ya no es eficiente deberémos practicar la comunicación asíncrona que nos permite tener varias conversaciones paralelas en las que mientras estamos a la espera de una respuesta podamos atender otros temas.

Pongamos un ejemplo para que sea más claro, el hábito de comunicación que tenemos es como si leyéramos un libro en el que necesitamos terminar la hoja previa antes de pasar a la siguiente, atendiendo un párrafo a la vez. En la comunicación asíncrona estamos ante varias pilas de papeles de diferentes temas que debes de atender a la par en lo que se obtiene una respuesta de alguna de ellas para poder proceder con ese canal de comunicación.

Aclarado lo anterior déjame darte un par de tips para no morir en el intento de tener un trabajo remoto exitoso; teniendo en consideración estos puntos podemos incluso continuar trabajando en este esquema terminada la pandemia, dejando que nuestros colaboradores se localicen en el lugar donde se sientan más cómodos, además nos permitiría que nuestro equipo de trabajo crezca en tamaño y capacidad porque no estaremos atados a los postulantes que se encuentren en nuestra ubicación, el talento que puedas reclutar ya no estará atado a tu zona geográfica.

Las herramientas son esenciales

La incorrecta selección de los instrumentos de trabajo serán los principales dolores de cabeza para todo el equipo, así que déjame recomendarte algunas:

  • Conmutador Virtual con VOIP Marcar una extensión y tener comunicación inmediata con cualquier miembro de la plantilla permite mantener la sensación de cercanía, esa virtud la podrás conseguir con un conmutador virtual.
  • VPN encriptada Necesitas una manera de conectar de forma remota todos los puntos y focalizarlos de modo seguro, esto es lo que hace una VPN y si es sobre tu propia infraestructura mucho mejor. Si no tienes un servidor lo suficientemente potente ¡no te preocupes!, siempre se puede montar sobre servicios en la nube, no se necesita una gran inversión quítate esa idea de la cabeza.
  • Microsoft Teams La comunicación interna y más personal se puede llevar a cabo por video conferencias y Microsoft Teams es un gran aliado y en conjunto con Microsoft Planer, proximanetente Microsoft Task, podrás realizar la asignación de tareas en diferentes equipos.
  • Mattermost permite una comunicación instantánea en tiempo real y de manera profesional, es el WhatsApp profesional que tu empresa necesita.
  • Gitlab Un increíble sistema de control de incidencias que te puede ayudar a resolver problemas de equipo con sus Boards de Issues es Gitlab, dar seguimiento a tu departamento de Social Media, etc, aunque está pensado para controlar el ciclo de desarrollo y Dev-Ops adaptarlo será de gran ayuda.

En definitiva el campeón aquí es Microsoft Teams ya que engloba en un ecosistema basado en Office 365 una cantidad de aplicaciones importantes como lo son:

  • Correo
  • Calendarios
  • Reuniones
  • Conferencias y grabaciones
  • Planeación de actividades basadas en seguimiento

Cada staff decidirá lo mejor para sus actividades las listadas aquí son las que se adaptaron a nuestro esquema y nos han dado resultados sobresalientes. En algunos casos hemos tenido que desarrollar pequeños conectores o clientes API para mejorar la comunicación entre estos sistemas. Al trabajar con diferentes plataformas estaremos implementado el llamado (SAAS) Software As A Services, por lo que los conectores se vuelven esenciales.

Cada herramienta tiene un propósito no lo confundas

Cada instrumento que se selecciona tiene una función particular no debemos caer en el error de mezclar los propósitos, ejemplo, si tenemos algo específico para asignación de tareas, cómo las incidencias de Gitlab o las actividades de Microsoft Planner (Task), no debemos indicar una actividad notificándolo a través de Mattermost o alguna otra herramienta de mensajería instantánea, hacer esto entorpece el flujo y provoca que la comunicación sea más lenta.

Es muy importante entender que no todas las herramientas son para todo, algunas solo serán utilizadas por ciertos miembros del equipo o por un grupo encargado de algún proyecto en particular, recuerda que la misma organización tiene subgrupos y no todos tienen las mismas necesidades. Si necesitas invertir en una herramienta solo para algunos cuantos, no lo dudes, si tu equipo lo necesita dótalos de las herramientas necesarias.

La comunicación debe de ser acertiva

Con un modelo de comunicación asíncrona la acertividad se vuelve indispensable. Un esquema de comunicación de este tipo nos dice que solo existen 4 respuestas posibles a cualquier pregunta (en serio, sólo 4 posibles respuestas):

  • No
  • Un número
  • No lo sé, pero te lo contestaré en (una fecha específica).

Procura dar una respuesta de entre estas 4 opciones cualquier otra no permite que el equipo progrese con normalidad. Además fomentarás la misma calidad de respuesta con los demás miembros de tu equipo.

Deja que esta contestación guíe tu trabajado día a día y ve cómo tu productividad mejora significativamente.

Divide y vencerás.

Debes identificar correctamente a los miembros y divisiones de tu equipo, cada equipo tiene actividades y necesidades diferentes. No dejes que la comunicación cese. Los líderes de equipo deben de promover la comunicación asertiva no deben permitir que la información deje de fluir, el seguimiento por parte de los líderes es esencial, este debe de validar el cumplimiento de tiempos y efectividad de todos los miembros a su cargo. Ármalo con las herramientas que necesita para que pueda lograrlo.

Pre-conclusiones

Como puedes ver, el cambio a un ambiente 100% remoto es posible pero lleva su proceso. Si tu empresa está interesa en una implementación de este tipo, recuerda que estamos para ayudarte a llegar al siguiente nivel.

Mantente al pendiente de la segunda parte de este tema, donde te daremos más recomendaciones y compartiremos nuestra experiencia en este camino.

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