Mantener actualizados los expedientes laborales permite contar con información clara sobre cada trabajador y facilita la atención de revisiones, aclaraciones o trámites internos.

¿Qué documentos debes revisar?

Es recomendable verificar que cada expediente incluya:

• Contrato individual de trabajo.
• Identificación y documentos personales.
• Constancia de situación fiscal, CURP y número de seguridad social.
• Comprobantes o CFDI de nómina.
• Solicitudes y constancias de vacaciones.
• Incapacidades, permisos y ausencias.
• Modificaciones salariales o de puesto.
• Avisos de alta, baja o reingreso.
• Documentos relacionados con la terminación laboral, cuando corresponda.

¿Por qué es importante?

La Ley Federal del Trabajo establece que las condiciones laborales deben constar por escrito y que el patrón debe conservar documentos como contratos, recibos de pago, controles de asistencia y comprobantes relacionados con vacaciones y prestaciones.

Además, los patrones tienen la obligación de expedir comprobantes fiscales digitales por los pagos de nómina realizados a sus trabajadores.

Recomendaciones

1. Revisa periódicamente los expedientes.
2. Actualiza los documentos cuando cambien los datos del trabajador.
3. Verifica que los recibos de nómina estén correctamente timbrados.
4. Mantén evidencia de vacaciones, permisos e incapacidades.
5. Protege la información personal y limita su acceso.
6. Conserva respaldos digitales de la documentación.

Una correcta organización documental ayuda a prevenir diferencias y permite responder con mayor facilidad ante cualquier revisión laboral, fiscal o de seguridad social.

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