Mantener actualizados los expedientes laborales permite contar con información clara sobre cada trabajador y facilita la atención de revisiones, aclaraciones o trámites internos.
¿Qué documentos debes revisar?
Es recomendable verificar que cada expediente incluya:
- Contrato individual de trabajo.
- Identificación y documentos personales.
- Constancia de situación fiscal, CURP y número de seguridad social.
- Comprobantes o CFDI de nómina.
- Solicitudes y constancias de vacaciones.
- Incapacidades, permisos y ausencias.
- Modificaciones salariales o de puesto.
- Avisos de alta, baja o reingreso.
- Documentos relacionados con la terminación laboral, cuando corresponda.
¿Por qué es importante?
La Ley Federal del Trabajo establece que las condiciones laborales deben constar por escrito y que el patrón debe conservar documentos como contratos, recibos de pago, controles de asistencia y comprobantes relacionados con vacaciones y prestaciones.
Además, los patrones tienen la obligación de expedir comprobantes fiscales digitales por los pagos de nómina realizados a sus trabajadores.
Recomendaciones
- Revisa periódicamente los expedientes.
- Actualiza los documentos cuando cambien los datos del trabajador.
- Verifica que los recibos de nómina estén correctamente timbrados.
- Mantén evidencia de vacaciones, permisos e incapacidades.
- Protege la información personal y limita su acceso.
- Conserva respaldos digitales de la documentación.
Una correcta organización documental ayuda a prevenir diferencias y permite responder con mayor facilidad ante cualquier revisión laboral, fiscal o de seguridad social.
En Consultoría 3i podemos apoyarte a mejorar el control de la información de tus trabajadores mediante las herramientas de Siigo Aspel NOI.
